社外文書の標準書式(横書き)

　　公司外部文书的标准格式(横写式)

　　「社外文書の標準書式」図

　　公司外部文书的标准格式图

　　社外文書で最も重要になってくるのは、いうまでもなくビジネスの手紙である。手紙といえば、かつては縦書きが主流であったが、現在では慶弔等儀礼的な手紙を除いてほとんどが横書き形式である。したがって、ここでは横書きの標準書式を示すが、縦書きとの相違点を要約すると次の通りである。

　　公司外部文书最重要的当然是商务信函。说到书信，过去以竖写为主，现在除喜丧信函外，几乎都是横斜式。因此，我们这里展示横写式的标准格式，并将与竖写式的区别归纳如下。

　　縦書きでは日付・発信人名・受信者名が、結語のあとにくるが、横書きでは英文手紙の形式にならって、手紙の冒頭部に来る。

　　竖写式的日期、写信人、收信人名都写在结束语后面，而横写式则模仿英语书信格式，写在信件的顶部。

　　また、縦書きでは原則として数字は漢数字を用いるが、横書きでは算用数字を用いる。

　　此外，竖写式中数字原则上使用汉字，而横写式则使用阿拉伯数字。

　　縦書きでは綴じ代を右端約3センチにとるが、横書きでは左端約3センチにとる。

　　竖写式的间隙为离信纸右端3cm处起，横写式则从左端3cm处起。

　　封筒の書き方

　　信封的写法

　　封筒の書き方は、私信の封筒ととくにちがう点はない。ただしビジネス文書の封筒で注意したいこともいくつかあるので、要点を挙げておく。

　　信封的写法和私人信件没有太大不同。不过商务文书的信封也有需要注意的地方，现列举要点如下。

　　できれば自社特製の封筒を用い、なければ白無地の物を用いる。 文書そのものは横書きが主流になってきたが、封筒はなるべく縦に使った方がよい。 宛て名に連名は原則的に失礼にあたる。もし連名にするときは、上位の者を先に書き、「殿・様」を兼用しない。 脇付には内容物を「請求書在中」などと書いておくと親切。

　　有条件的最好用本公司特制的信封，没有的话就用白色信封。尽管现在公函以横写式为主流，不过信封还是用竖写比较好。原则上，收信人姓名使用联名是失礼的行为。如果非得使用联名的，要把地位高的人写在前面，不要兼用“殿、样”等敬称。如能在背面写上“内附请求书”字样会让人倍感亲切。

　　印章の種類

　　ビジネス文書では、正式な文書であることを示し、責任の所在を明確にするため押印する場合が多い。

　　印章的种类

　　在商务文书中，为显示正式文书的效力，为明确责任而盖章的情况很多。

　　[発信者名に押印する場合]

　　[发信人盖章的情况]

　　代表印：代表印とは、組織団体・法人等の代表権を有する人の印章で、所管の登記所に届け出られている印影をいう。個人印でいえば「実印」に相当するもので、押印する権利を定められた役職が保管する。

　　代表章 ：代表章是指具有组织团体、法人等代表权的人的印章，向登记所申请登记管理的印迹。相当于个人的“正式印章”，由具有盖章权力的职位人员保管。

　　社(団体)印：社(団体)名で発信される手紙に押印されるもの。個人印でいえば「認印」に相当するもの。

　　公章(团体章) ：是指以公司(团体)名义发送的信件上的印章。相当于个人的“便章”。

　　職印：部長・課長など職制の責任で押印する印で、通常社印と併用される。 そのほか事業部・支社・支店・部・個人のレベルで押印されるものがある。

　　职务章 ：是指部长、课长等编制负责时盖的印章，通常和公章一并使用。此外还有事业部、分公司、分店、部、个人层面加盖的印章。

　　[その他の押印]

　　[其他印章]

　　割印：受領書・契約書など2枚以上に切り離される文書に押印するもの。

　　消印：手形・契約書・委任状などの印紙に印紙再使用を防ぐ目的で当事者全員が押印するもの。

　　契印：「契」の印影で社外文書の控えに押す場合と、連続した文書のページにまたがって押印するものがある。

　　訂正印：契約書など公的文書の文書中の誤字脱字の訂正・追加・削除の際に訂正箇所に押印するもの。

　　骑缝章 ：提单、合同等有两页以上页面的文书分开的不同页面盖章。

　　注销章 ：为防止再使用票据、合同、委任书等文件，所有当事人都盖的章。

　　契 印 ：用“契”的印迹加盖在公司外部文书的备份上 、及盖在公文连续页面上的骑缝章。

　　修正章 ：在合同等正式文件中对错别字、脱漏字进行修改、添加、删除时在修正处加盖的印章。