书信是我们用以交涉事务、增进了解、交流思想、联络感情的一个重要工具。就其文体可分为正式和非正式的文体;就其种类可分为私人信件、社交信件、商务信件和公务信件;就其用途可分为求职信、咨询信、感谢信、投诉信、建议信、邀请信、推荐信等。这里先就书信的一般写作格式加以介绍。

　　一封正规的英文书信的结构或框架由以下五部分组成：

　　1. The Heading 信端

　　2. The Salutation 称谓

　　3. The Body 正文

　　4. The Close 结尾

　　5. The Signature 签名

　　下面分别对这五个部分进行详细的分析：

　　1.信端(或信头)

　　信端是写信时最先要写的，也就是你的地址和写信日期。当然，如果你的长期通信地址收信人已知道，信端只写日期也行。

　　写信端时至少要离纸的边缘三、四行开始写，信端写在信纸右上角。先写发信人地址，第一行写门牌号码和街道名称;第二行写区名、市(县)名、省(州)名;寄往国外的信，还要加上国家的名称;第三行写发信日期。

　　日期的写法应注意以下几点：

　　(1)年份应写完整，不能以09代替2009;

　　(2)月份通常用缩写形式(May, June, July除外);

　　(3)日期最好用基数词，这样简单明了;

　　(4)如果都用阿拉伯数字，一般顺序是：日、月、年。

　　整个日期可用下列几种表达方式：

　　Oct. 15, 2009

　　15th Oct. 2009

　　15 Oct. 2009

　　注意：日期与年份之间总要用逗号隔开，但月份与日期之间不用逗号(全用阿拉伯数字除外)。

　　2.称谓

　　信的称谓是对收信人的尊称语。一般在信纸的左边顶格开始书写，低于信内地址一、二行;如果没有信内地址，就低于信端一、二行。

　　不管写给何人的信都首先写上Dear。给一般朋友的信，Dear 后跟名字，如Dear Mary; 给母亲的信，Dear 后跟称谓，如 Dear Mother;给长辈亲戚的信，Dear 后跟称谓，如 Dear Uncle John;给不太相识的人写信， Dear后跟先生、夫人、小姐等称呼，再跟姓，如 Dear Mr. Brown, Dear Miss Jenny;如果不知对方姓名，可直接写 Dear Sir或 Dear Madam，如连对方的性别都不知道，就写 Dear Sir / Madam。

　　千万不要根据汉语的习惯用下列称呼，如 Dear Friend, Mr. Frank Smith等。

　　称呼后一般用逗号，但美国和加拿大英语常用冒号。

　　3.正文

　　信的正文是一封信最重要的部分，它包含你要说的话或你的个人信息等。

　　信的正文在称呼的下面一行，一般在信纸左边五六个字母的空隙后开始写。写正文时，如果涉及的事务较多，可以分段叙述。每段开头都要留空格，每句第一个字母都应大写。信的正文应简明扼要，条理清楚，语言通俗易懂。信的开头语和结束语多种多样。

　　常见的开头语有：

　　I was so pleased to receive your letter…

　　Thank you for your kind letter…

　　Sorry for delaying this letter so long…

　　常见的结束语有：

　　Best wishes to you.

　　Take good care of yourself and write often.

　　Our warm regards to your parents.

　　4.结尾

　　信的结尾即在签名前再一次表示敬意和问候。信的结尾写在低于正文两、三行的地方，大都从信纸中间偏右的位置写起，只第一个字母大写，句末应用逗号。确切的措辞取决于书信的种类以及与收信人的友谊深浅和亲昵程度。如果写给一般相识，就不应用“Devoutly yours，”或者“With deepest affection,”也不要用冷漠和正式的 “Very truly yours,”写给一位很喜欢的老相识，结尾既不要过分使用华丽辞藻，也不可粗鲁无礼，而是要恰到好处的用词。

　　写给专业人士的商务信函，一般用正式的社交语言结尾。如：“Very truly yours.”

　　一般非正式的社交信函，通常使用下列结尾：Sincerely yours, Yours very sincerely, Always sincerely yours, Yours cordially, Most cordially yours, Faithfully yours 等。

　　对于密友或亲戚可以用这些结尾：Yours affectionately, Always affectionately yours, Lovingly yours, Yours Loving sister, With love 等。

　　至于情书，那要看爱情的深厚程度如何，可以用一般性的结尾“Fondly yours,” 也可用冲动的 “Yours with the utmost devotion,”。

　　我们中国人用英语写信，往往受汉语书信格式和语言的影响，所以要注意不要用中国式的结尾如 “I salute to you,”“Salute,”等。

　　5.签名

　　写信人将自己的名字签在结尾的下面，偏向信纸的右边，名字签完一般要靠近右边边缘。签名时要注意名字的拼法：一是不要带有任何头衔，二是中国人的姓名若是两个汉字的名字，其拼音的首字母都要大写，如 “Li Ming”(而现在最流行的写法是姓氏的字母全都要大写，如LI Ming, 以便让人区别姓氏与名字);若是三个字的名字则第一、二个拼音字母大写，第三个与第二个无间隔首字母小写，如：“Liu Xiaoming”。

　　考研作文中没有对英文信封的考查要求，故在此只作简单介绍，作为考生的知识扩充。英文信封的写法与中文信封的写法不同。发信人的地址应写在信封左上角，收信人的地址应写在信封中间。

    来源：《2011考研英语写作秘笈》